Automatice de punta a punta el manejo de sus ingresos y vea cuán rápido crece su negocio !!!

Tomar acciones acertadas y oportunas en estos tiempos va mucho más allá de tener un excelente juicio para los negocios y las dinámicas comerciales. De poco vale saber cómo se mueven los mercados si no disponemos de metodologías ágiles con las cuales diseñar procesos y rutinas más eficientes, así como dispositivos tecnológicos que puedan integrar, rápida y eficazmente, grandes volúmenes de data relevante para nuestra operación. Con esto en mente, no es de extrañar que la gran mayoría de directores financieros busquen automatizar buena parte de sus procesos críticos (si no todos ellos y de punta a punta), y con especial énfasis en aquellos que optimicen el flujo de efectivo y la generación de ingresos, mejorando así su toma de decisiones. 

Continuando con nuestra serie de artículos acerca de las ventajas de automatizar tales procesos críticos, reseñamos en esta oportunidad el artículo Acelere el crecimiento de sus ingresos automatizando su proceso O2C (Order-to-cash) -o como diríamos en español, de la orden al cobro- preparado por los consultores de tray.io, en el cual se muestra de forma sucinta y efectiva lo importante de conectar adecuadamente las tareas que componen el proceso, desde que recibimos la orden de compra del cliente hasta el momento en que el cobro se registra en los libros de la empresa.  

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El proceso O2C completo involucra tanto la parte final del esfuerzo de ventas (cierre de la venta y registro en el CRM) como las fases logísticas de crear el pedido (una vez que se recibe la orden de compra del cliente y su registro en el ERP o sistema contable) y despacharlo (cumplir la orden y enviar al cliente); entonces empieza propiamente la fase financiera del proceso con la emisión de la factura (facturación y envío al cliente), cobrar (recibir el pago del cliente y hacer seguimiento cuando éste ocurre), aplicar el pago (registrar que el cobro corresponda a su factura en CxC), conciliar órdenes (asegurar el correcto registro y facturación en el ERP de todas las órdenes en el proceso) y finalmente conciliar ingresos (validar que los pagos realmente recibidos coincidan con los ingresos registrados).  

Con frecuencia, este proceso se realiza en varias gerencias de la empresa, e incluso dentro de Finanzas, el mismo es ejecutado por departamentos o unidades diferentes, siempre con una gran carga de tareas manuales, conexión interdepartamental limitada y variedad de soluciones puntuales que responden a los requerimientos de cada departamento. Por ello, será igualmente usual encontrar que este ciclo de tareas esté fragmentado, lo que se traduce posteriormente en ingresos y oportunidades perdidas, ineficiencias, errores y retrasos, y una escasa flexibilidad para integrar sistemas y posibles soluciones.

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Los procesos O2C ineficientes se caracterizan por lo siguiente:

• Muchas tareas manuales que consumen demasiados recursos, especialmente al crear pedidos, enviar facturas y/o conciliar ingresos; son todas ellas tareas simples, repetitivas y agotadoras, cuya ejecución se traduce en tiempo adicional invertido en revisar y corregir errores, retrasando el ciclo que permite cobrar efectiva y oportunamente.
• Baja integración/comunicación entre sistemas de información, sobre todo entre CRM, ERP y el sistema de facturación, creando silos de data y fragmentando el proceso. Mientras más inflexibles sean estos sistemas para conectarse e integrar la información que contienen, más difícil será tener una sola fuente o repositorio de data común a toda la organización, y más recursos se gastarán en soluciones especiales y redundantes para obtener información que ya la empresa posee disgregada.
• Procesos de aprobación excesivamente largos, sobre todo para contratos y satisfacer pedidos, lo que frustra a los clientes B2B que esperan despachos rápidos y eficientes para cumplir sus compromisos; esta frustración está a la base de muchos clientes perdidos, cobranzas tardías y menos oportunidades para vender más.
• Riesgos de incumplimiento regulatorio, ocasionado generalmente por la carga manual y discrecional en el cumplimiento de regulaciones y protocolos de seguridad, principalmente cuando se trata del manejo de data sensible de clientes y pagos.  

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En cambio, al automatizar los procesos O2C, podemos tener como beneficios indudables los siguientes:

• Mejoras en la conectividad, pues al contar con data “uniforme” en los sistemas de la empresa, la información fluye con mínima fricción en a lo largo de todo el proceso O2C. Así, los equipos financieros logran eliminar silos de información y los errores manuales casi por completo.
• Manejo eficiente y eficaz del efectivo, pues ahora tareas tales como facturar, cobrar y conciliar se ejecutan automáticamente, con lo que el ciclo de cobros se acelera, se mejora la proyección del flujo de caja, se prevé con más facilidad cualquier posible eventualidad de iliquidez y así tomar la previsión respectiva para evitarlo
• Clientes más satisfechos, ya que al automatizar las aprobaciones para contratos y satisfacer pedidos con más rapidez y sin complicaciones, aumentan la lealtad del cliente y la probabilidad de recompras futuras.

Automatizar el ciclo de ingresos en su empresa no tiene que ser algo difícil. En la actualidad existe una amplia variedad de plataformas de automatización de baja codificación que podrían habilitar a sus equipos financieros para integrar los sistemas de ingresos, eliminar la mayor parte de las rutinas manuales, automatizar aquellas fases críticas de su proceso O2C y, posteriormente, expandir sus áreas de acción de ventas hacia las recompras, renovaciones y nuevos servicios, alcanzando así su máximo potencial de ingresos. A continuación, le decimos cómo puede hacerlo: 

• Integre al máximo sus sistemas de ingresos: hay infinidad de conectores y aplicaciones “de caja”, de baja codificación y listos para integrar en forma rápida y sin fisuras, todas sus aplicaciones de ingresos de acuerdo con sus especificaciones precisas. Ya no tiene que confiar en ‘workarounds’ manuales ni en mantenimientos continuos de alto costo
• Automatice los procesos de aprobación y administración de contratos: Finanzas y Operaciones pueden entregar una experiencia de ventas de primera clase con esta medida, sobre todo al aprobar contratos y descuentos de ventas, y enrutar oportunidades de aprobación a quien corresponda via email, WhatsApp o cualquier otro medio aprobado de mensajería.  Una vez aprobados, los contratos se generan automáticamente y pueden ser firmados con soluciones de firma electrónica, aligerando el proceso y mejorando la experiencia del cliente

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Aumente el alcance de sus procesos O2C, incluyendo renovaciones y venta de otros servicios: con un proceso de O2C automatizado, se hace más fácil ampliar su alcance e incluir captaciones e inducciones automáticas (onboardings), enviar notificaciones personalizadas y recordatorios para próximas renovaciones o negociaciones, así como ofrecer tips sobre el uso de productos, mejorar la retención de clientes y ampliar las probabilidades de cerrar nuevas ventas.

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¿Interesado en avanzar en la automatización de O2C? lo invitamos a conocer cómo podemos apoyar en Automatización para Finanzas