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La automatización de procesos en el área financiera y en la banca mediante la automatización robótica de procesos (RPA) representa una revolución tecnológica que está transformando la industria. RPA puede ayudar a las organizaciones a dar pasos importantes hacia la transformación digital en la banca y las áreas financieras, así como en muchas otras, para hacer de las opciones digitales el futuro de los servicios bancarios.
El uso de RPA en las finanzas puede optimizar muchos de sus procesos como el servicio al cliente, conciliación de cuentas, procesamiento de tarjetas, etc., permitiendo a los empleados enfocarse en tareas de mayor valor estratégico. Además, la RPA contribuye a mejorar el cumplimiento normativo y la calidad del servicio al cliente, ya que los robots pueden trabajar de manera continua y consistente siguiendo las regulaciones establecidas. En este articulo vamos a revisar algunos casos de uso y ejemplos de RPA en la banca en 2024
La adopción de RPA en el sector financiero y bancario debe ser estratégico y muy bien planificado. Las organizaciones deben revisar, evaluar y escoger cuáles procesos son idóneos para la automatización y cómo la RPA puede integrarse con otras tecnologías para maximizar su efectividad, deben decidir por dónde empezar, tomando en cuenta sus objetivos, prioridades, necesidades y principales dolencias.
Cabe refrescar que la automatización de procesos con tecnología RPA (Robotic Process Automation) es un software diseñado para automatizar tareas y operaciones típicamente realizadas por humanos, para aquellas tareas básicas y basadas en reglas que se consideran repetitivas y mundanas, siendo las candidatas ideales para la RPA.
Muchas de las operaciones que los empleados de un banco realiza son manuales, se trabaja con volúmenes importantes de datos, que deben ser recopilados, extraídos, formateados, registrados en diferentes lugares como bases de datos, directorios, sistemas, para que sean utilizados en los diferentes procesos como las conciliaciones, la contabilidad, los informes financieros, y sin duda, esta gran cantidad de datos y su procesamiento manual, son altamente susceptibles a errores, y esto en un proceso financiero puede conducir a pérdidas y fraudes por mencionar algunas de las consecuencias.
Depender de procesos manuales en lugar de procesos financieros automatizados utilizando la tecnología RPA, minimiza la capacidad de los bancos para entregar mejores servicios, ser más eficientes, generar mayores ingresos y, al mismo tiempo, los expone a riesgos innecesarios a consecuencia de los errores humanos. La automatización robótica de procesos en la industria financiera es una gran alternativa, las instituciones financieras que lo han venido adoptando, así lo reportan.
En las siguientes secciones del artículo se describen algunos casos de automatización de procesos en la Banca, descritos por nuestro aliado de negocios en su publicación titulada How to implement RPA in Banking: Use cases in 2024
Los bancos manejan múltiples consultas todos los días, desde información de cuentas hasta el estado de solicitudes y saldos. Se vuelve difícil para los bancos responder a las consultas con un tiempo de respuesta rápido. Más del 80% de los clientes que han utilizado chatbots para consultas de productos en los últimos 12 meses no querrían usarlos nuevamente, y el 46% dijo que preferiría usar sucursales (Deloitte). La automatización de procesos basados en reglas mediante RPA puede responder a consultas en tiempo real y reducir el tiempo de respuesta a segundos, liberando recursos humanos para tareas más críticas. Con la ayuda de la inteligencia artificial, RPA también puede resolver consultas que requieren toma de decisiones. Mediante el uso de procesamiento del lenguaje natural (NLP), la automatización de chatbots permite que los bots comprendan el lenguaje natural de las conversaciones con los clientes y respondan como seres humanos.
Según un estudio de Accenture en 2016, el 73% de los encuestados consideraba que la automatización de procesos robóticos (RPA) podría ser un habilitador clave en la conformidad o cumplimiento. La RPA mejora la productividad al estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y al ofrecer la máxima precisión, lo que contribuye a la calidad del proceso de cumplimiento.
Es un proceso sencillo pero monótono en el sistema bancario. Requiere extraer información del proveedor, validarla y luego procesar el pago. Esto no requiere inteligencia, lo que lo convierte en un caso perfecto para la automatización de procesos robóticos (RPA).
La RPA, con la ayuda de soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede resolver este problema. El OCR puede leer la información del proveedor desde una copia digital de un formulario físico y proporcionarla al sistema de RPA. La RPA validará la información con los datos del sistema y procesará el pago. Si se produce algún error, la RPA notificará al ejecutivo para su resolución.
El procesamiento tradicional de solicitudes de tarjetas de crédito solía llevar semanas para validar la información del cliente y aprobar las tarjetas de crédito. El largo período de espera generaba insatisfacción en los clientes y costos para los bancos. Sin embargo, con la ayuda de la automatización de procesos robóticos (RPA), los bancos ahora pueden procesar la solicitud en cuestión de horas. La RPA puede comunicarse con múltiples sistemas simultáneamente para validar información, como documentos requeridos, verificaciones de antecedentes y verificaciones de crédito, y tomar decisiones basadas en reglas para aprobar o rechazar la solicitud
En los Estados Unidos, el proceso de tramitación de un préstamo hipotecario suele llevar aproximadamente de 50 a 53 días. El proceso de aprobación de un préstamo hipotecario pasa por diversas verificaciones, como comprobaciones de crédito, historial de pagos, verificación de empleo e inspección. Un error menor puede retrasar el proceso. Dado que el proceso se basa en un conjunto específico de reglas y verificaciones, la automatización de procesos robóticos (RPA) puede acelerar el proceso y eliminar los cuellos de botella para reducir el tiempo de procesamiento de días a minutos
Con la introducción de sistemas digitales, una de las principales preocupaciones de los bancos es el fraude. Es realmente difícil para los bancos rastrear todas las transacciones para detectar posibles transacciones fraudulentas. Sin embargo, la automatización de procesos robóticos (RPA) puede rastrear las transacciones y alertar sobre posibles patrones de transacciones fraudulentas en tiempo real, reduciendo la demora en la respuesta. En ciertos casos, la RPA puede prevenir el fraude bloqueando cuentas y deteniendo transacciones
El proceso de Conoce a tu Cliente (Know Your Customer) es un proceso obligatorio para los bancos para cada cliente. Este proceso implica entre 500 a más de 1000 empleados equivalentes a tiempo completo (FTE) para realizarlas verificaciones necesarias en los clientes. Según Thomson Reuters, los bancos gastan más de $384 millones al año en el cumplimiento de procesos KYC.
Dado el costo del proceso manual, los bancos han comenzado a utilizar la automatización de procesos robóticos (RPA) para validar los datos de los clientes. Con una mayor precisión, los bancos ya no tienen que preocuparse por los FTE y el proceso puede completarse con errores mínimos y menos personal.
El libro mayor contiene todas las cuentas de la compañía, incluyendo información como estados financieros, ingresos, activos, pasivos y gastos. Estos datos se utilizan para preparar los estados financieros. Dichos estados son documentos públicos que se consultan tanto por el público en general como por los interesados y los medios de comunicación. Dada la cantidad de información detallada en el informe, los errores pueden afectar gravemente la imagen del banco.
Para crear el informe, el banco debe actualizar la información de los múltiples sistemas heredados, ya que estos sistemas no pueden integrarse entre sí. Es necesario verificar y asegurarse de que el libro mayor esté preparado sin errores. Dado el volumen de datos provenientes de varios sistemas, es probable que haya errores. Aquí es donde entra en juego la automatización de procesos robóticos (RPA). La RPA es independiente de la tecnología y puede integrar datos de múltiples sistemas heredados para presentarlos en el formato requerido, incluso si los datos no están en el mismo formato en los sistemas. Esto reduce significativamente la cantidad de manipulación de datos y el tiempo necesario
Como todas las demás empresas públicas, los bancos deben preparar informes y presentarlos a sus partes interesadas para mostrar su desempeño. Dada la importancia del informe, no hay posibilidad de que el banco cometa un error.
Si bien los sistemas RPA proporcionan datos en múltiples formatos, pueden crear informes completando automáticamente el formato de informe disponible para crear informes sin errores y en un tiempo mínimo.
Con un gran número de clientes, es normal recibir solicitudes de cierre de cuentas cada mes. Existen diversas razones para el cierre de cuentas, y una de ellas es cuando un cliente no proporciona la documentación obligatoria.
La Automatización de Procesos Robóticos (RPA) permite rastrear estas cuentas, enviar notificaciones automáticas y programar llamadas para la presentación de los documentos necesarios. Además, en situaciones excepcionales, como cuando los clientes no proporcionan documentos de Conoce a tu Cliente (KYC), la RPA también puede ayudar a cerrar cuentas
La suscripción es el proceso de evaluar el riesgo de transacciones financieras, como emisiones de bonos, préstamos bancarios y pólizas de seguro. Recopilar datos de múltiples sistemas y analizarlos antes de ingresarlos requiere un gran esfuerzo manual y eficiencia, y procesarlos manualmente es un proceso agotador y que requiere mucho tiempo. Aquí, RPA puede desempeñar un mejor papel en la automatización del proceso de suscripción. Los procesos de suscripción automatizados en la banca permiten tomar decisiones relacionadas con préstamos basadas en algoritmos en lugar de depender de seres inhumanos. La RPA en la suscripción elimina el riesgo de error manual y la mala interpretación de los riesgos de los préstamos, y se ocupa de los sesgos al tomar decisiones.
El manejo de la recolección de efectivo y los depósitos es otro desafío al que a menudo se enfrentan las organizaciones bancarias y financieras. La recopilación de tareas de múltiples puntos de venta y su migración a diferentes sucursales de manera precisa es un proceso propenso a errores. En lugar de asignar esta tarea a seres humanos, la automatización de procesos robóticos (RPA) en la banca puede encargarse de todos los registros provenientes de múltiples fuentes e integrarlos en un sistema centralizado para facilitar el acceso y el intercambio de información. Además, se mantiene la seguridad de las transacciones y no hay riesgo de robo de dinero, ya que se generan alertas en caso de actividad fraudulenta
La originación de cuentas es un proceso que consume tiempo y abarca desde la solicitud y la evaluación hasta la distribución de fondos. El personal de los servicios bancarios debe seguir múltiples pasos en los procesos de originación, como la documentación de precalificación, el proceso de solicitud, la evaluación, la decisión de crédito, la verificación de calidad y la activación del préstamo.
La implementación de la automatización de procesos robóticos (RPA) en este proceso elimina la necesidad de recopilación de datos y reduce los errores en todo el proceso, lo que permite un procesamiento de préstamos más rápido y el cumplimiento de las normativas y reglas.
Los bancos pueden lograr más con menos recursos humanos y obtener beneficios financieros con la RPA. Según una encuesta realizada por PricewaterhouseCoopers en el sector financiero, el 30% de los encuestados no solo estaban experimentando con la RPA, sino que también estaban en camino de adoptarla a nivel empresarial
Finalmente, la RPA está marcando un antes y un después en la forma en que las instituciones financieras y bancarias operan, ofreciendo importantes ventajas competitivas para aquellos que saben implementarla correctamente. Con una estrategia clara, una planificación según las prioridades y necesidades, la RPA puede ser un pilar fundamental en la modernización y eficiencia del sector financiero y bancario.
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